Việc đưa văn bản vào Slide thường có hai trường hợp bạn thường gặp:
Trường hợp 1: Các placeholder có sẵn trên các slide.
Như trong hình minh họa thì khi vừa tạo một Slide mới bạn sẽ có 2 loại placeholder được tạo theo là title placeholder và text placeholder

• Nhấp chuột vào một placeholder trên Slide, dòng chữ hướng dẫn sẽ biến mất.
• Bạn thực hiện việc nhập nội dung mới vào.

• Sau khi nhập xong nội dung, bạn nhấn chuột lên Slide nhưng bên ngoài khu vực hộp văn bản.

Trường hợp 2: Vẽ thêm các hộp văn bản ( text box) vào Slide.

• Chọn nhóm lệnh Insert trên thanh thẻ lệnh.

• Bạn chọn tiếp lệnh Text Box.
• Lúc này, con trỏ chuột sẽ hiển thị thành biểu tượng .
• Bạn nhấn giữ chuột lên Slide tại một vị trí và kéo để vẽ một khung.

• Vẽ xong, bạn thả chuột ra sẽ tạo một hộp text box để bạn nhập nội dung.

• Bạn nhập nội dung vào trong hộp text box, nhập xong bạn nhấn chuột bên ngoài hộp thoại trên Slide.

Sử dụng hộp thoại Font định dạng văn bản

Để định dạng Font, bạn có hai cách để thực hiện:
1. Thực hiện định dạng trên thanh thẻ lệnh:

• Chọn nhóm lệnh Home trên thanh thẻ lệnh.

Lúc này trên nhóm lệnh Home các biểu tượng lệnh để định dạng. Phần này chúng tôi chỉ giới thiệu sơ lược để bạn tham khảo vì chúng tôi tin rằng trước khi sử dụng PowerPoint bạn đã thành thạo Word, PowerPoint và Word hoàn toàn tương đồng nhau.
Trước khi thực hiện định dạng, bạn nên quét khối đoạn cần định dạng và lựa chọn các thông số lệnh sau:

• Bạn lựa chọn kiểu Font trong ô Font.
• Lựa chọn kích cỡ Font trong ô Font Size
• Bold: kiểu chữ đậm
• Italic: kiểu chữ nghiên
• Underline: kiểu chữ có nét gạch dưới.
• Strikethrough: kiểu chữ có nét gạch ngang giữa.
• Text Shadow: hiệu ứng bóng đổ cho chữ.
• Character Spacing: lựa chọn định dạng khoảng cách giữa các ký tự trong khối bạn chọn. Khi nhấn chọn sẽ hiển thị một danh mục thông số lệnh giúp bạn lựa chọn.
• Font Color: lựa chọn màu sắc cho chữ.
• Increase Font Size: khi bạn nhấn chọn, kích cỡ chữ sẽ tăng một lần 4 đơn vị.
• Decrease Font Size: khi nhấn chọn, kích cỡ chữ sẽ giãm một lần 4 đơn vị.
• Clear All Formatting: khi nhấn chọn, sẽ loại bỏ những thông số mà bạn đã áp dụng cho các ký tự chữ, đưa các ký tự trở về định dạng mặc định ban đầu.
• Align Text Left: canh đều nội dung chữ về phía trái.
• Center: canh đều giữa nội dung chữ.
• Align Text Right: canh đều nội dung chữ về phía phải.
• Justify: canh đều nội dung chữ về hai bên.

2. Sử dụng hộp thoại Font:
Để mở hộp thoại Font, bạn thao tác:

• Chọn nhóm lệnh Home trên thanh thẻ lệnh.

• Chọn biểu tượng lệnh Font.
• Hộp thoại Font hiển thị:

• Latin text font: lựa chọn Font chữ.
• Font style: chọn kiểu chữ (Regular: kiểu chữ mặc định, Italic: kiểu chữ nghiêng, Bold: kiểu chữ đậm, Bold Italic: kiểu chữ đậm nghiêng).
• Size: thay đổi cỡ chữ.
• Font color: chọn màu cho chữ.
• Underline style: chọn kiểu nét gạch dưới (nếu giá trị none: sẽ không có nét gạch dưới).
• Underline color: chọn màu cho nét gạch dưới

• Effects: một số hiệu ứng áp dụng cho chữ:
  • Strikethrough: kiểu chữ có nét gạch ngang giữa.
  • Double Strikethrough: kiểu chữ có nét đôi gạch ngang giữa.
  • Superscript: tạo chỉ số trên (ví dụ: x2 )
  • Subscript: tạo chỉ số dưới (ví dụ: H2O)
  • Small Caps: chữ in hoa dạng nhỏ, phân biệt được với chữ in hoa đầu dòng.
  • All Caps: in hoa toàn bộ nội dung chữ.
  • Equalize Character Height: tất cả các chữ đều có chiều cao bằng nhau.

    Lựa chọn xong, nhấn OK để áp dụng và đóng hộp thoại Font.

Thay thế Font chữ trong bài trình diễn

Nếu bạn có một trình diễn chứa hàng trăm Slide, thì việc thay thế một dạng từ Font chữ này dang Font chữ khác là hoàn toàn khó khăn nếu bạn tìm thay thế theo cách thủ công. PowerPoint cung cấp cho bạn một tiện ích tìm và thay thế Font rất nhanh chóng:

• Chọn nhóm lệnh Home trên thanh thẻ lệnh.

• Bạn chọn lệnh Replace.
• Một menu lệnh hiển thị, bạn chọn lệnh Replace Fonts . . .
• Hộp thoại Replace Font hiển thị:

• Replace: lựa chọn font cần thay thế, chỉ hiển thị những font bạn đang sử dụng trong trình diễn.
• With: lựa chọn font để thay thế, hiển thị cho bạn tất cả các font có cài đặt trong máy.
• Thực hiện lựa chọn xong, bạn nhấn Replace để thay thế.
• Nhấn Close để đóng hộp thoại Replace Font.

Thay đổi hình dạng của chữ

1. Tạo WordArt:
Thực hiện thêm các WordArt vào Slide, bạn thao tác:

• Chọn nhóm lệnh Insert trên thanh thẻ lệnh.

• Tiếp theo, bạn chọn lệnh WordArt. Khi bạn nhấn chọn, một danh sách các mẫu WordArt hiển thị:

    Bạn lựa chọn một mẫu thích hợp.

• Lập tức, trên Slide sẽ xuất hiện một text box chứa mẫu WordArt bạn đã chọn.

Bạn thực hiện việc nhập liệu bình thường như việc nhập nội dung văn bản trong text box kể cả việc định dạng font chữ.

2. Hiệu chỉnh WordArt:
WordArt sau khi đã tạo, nếu không vừa ý bạn có thể thực hiện hiệu chỉnh với thao tác:

• Chọn WordArt cần thực hiện hiệu chỉnh.
• Lúc này, trên thanh thẻ lệnh sẽ xuất hiện nhóm lệnh Format. Bạn hãy chọn nhóm lệnh Format.

    Mọi sự thực hiện hiệu chỉnh WordArt đều thực hiện trong nhóm WordArt Styles.

• Quick Styles: lựa chọn thay đổi nhanh các mẫu hiệu ứng WordArt.
• Fill text: thay đổi màu cho WordArt.
• Text outline: lựa chọn màu nét viền cho WordArt.
• Text Effects: các hiệu ứng khác đặc biệt áp dụng cho WordArt.

Ngoài ra, bạn cũng có thể thực hiện một số thông số hiệu chỉnh WordArt trên hộp thoại Format Text Effects bằng cách nhấn chọn vào biểu tượng Format Text Effects trong nhóm các lệnh WordArt Styles.

Để tạo bóng đổ cho WordArt, bạn chọn lớp Shadow. Các thông số hiệu chỉnh bóng đổ cho WordArt hiển thị:

• Presets: lựa chọn các kiểu bóng đổ cho WordArt.
• Color: lựa chọn màu sắc cho bóng đổ.
• Transparency: tăng giảm giá trị trong suốt cho bóng đổ.
• Size: tăng giảm kích thước bóng đổ.
• Blur: tăng giảm độ nhoè bóng đổ.
• Angle: thay đổi góc hiển thị bóng đổ so với WordArt.
• Distance: thay đổi khoảng cách bóng đổ so với WordArt.
• Thực hiện xong các giá trị hiệu chỉnh, nhấn Close để áp dụng và đóng hộp thoại Format Text Effects.

Nếu bạn muốn tạo các hiệu ứng nổi 3 chiều, trong hộp thoại Format Text Effects bạn chọn lớp 3-D Format.

• Bevel: lựa chọn hiệu ứng nổi. Bạn chọn trong hai ô Top và Bottom, ngoài các thông số lựa chọn được thiết lập sẵn, bạn có thể hiệu chỉnh thông số nổi theo ý muốn qua các ô Width và Height.
• Depth: hiệu chỉnh thông số chiều sâu của WordArt.
  • Color: thay đổi màu.
  • Depth: thay đổi giá trị.
• Contour: tạo các viền đồng tâm cho WordArt.
  • Color: màu sắc viền đồng tâm.
  • Size: kích thước viền đồng tâm.
• Surface: tạo lớp mặt nạ bề mặt cho WordArt.
  • Material: lựa chọn chất liệu bề mặt cho WordArt.
  • Lighting: lựa chọn độ sáng cho vật liệu bề mặt WordArt.
  • Angle: lựa chọn góc chiếu sáng vật liệu WordArt.
• Reset: quay lại các thông số mặc định ban đầu của WordArt.

Lựa chọn xong các thông số, bạn nhấn Close để đóng hộp thoại Format Text Effects.

Khi cần xoay góc các hiệu ứng 3 chiều cho WordArt, bạn chọn lớp 3-D Rotation.

• Presets: lựa chọn các mẫu hiệu ứng 3 chiều xoay.
• Rotation: thay đổi giá trị các trục quay X, Y, Z, Perspective (giá trị trục nghiêng phẳng). Bạn nhấn chuột vào các biểu tượng lệnh , , , để thực hiện thay đổi giá trị.
• Keep text flat: nếu ô tùy chọn này được chọn, WordArt sẽ không áp dụng hiệu ứng xoay 3 chiều mà trở về kiểu WordArt phẳng thông thường.

Việc tạo WordArt trong môi trường PowerPoint 2007 hoàn toàn khác với PowerPoint 2003, có thể bạn hơi ngỡ ngàng khi bắt đầu làm quen. Nhưng khi bạn dã nắm vững thao tác thì sẽ trở nên dễ dàng và còn tạo được thêm nhiều kiểu hiệu ứng WordArt sáng tạo khác theo ý riêng của bạn tốt hơn so với PowerPoint 2003.

Thiết lập khoảng cách dòng ( Paragraph )

Để thực hiện thiết lập khoảng cách giữa các dòng trong nội dung text box, bạn thao tác:
Bạn có hai cách để thực hiện:

1. Sử dụng các lệnh trên thanh thẻ lệnh:

• Chọn nhóm lệnh Home trên thanh thẻ lệnh.

• Bạn chọn tiếp biểu tượng lệnh Line Spacing

Một danh mục các thông số khoảng cách dòng thiết lập sẵn hiển thị, bạn hãy lựa chọn thông số thích hợp (thông số dòng mặc định là 1.0)
Nếu bạn không muốn lựa chọn các thông số được thiết lập sẵn, bạn chọn lệnh Line Spacing Options . . . . để mở hộp thoại Paragraph

2. Sử dụng hộp thoại Paragraph

Bạn cũng có thể mở hộp thoại Paragraph bằng cách chọn biểu tượng lệnh Paragraph trong nhóm lệnh Home.

Hộp thoại Paragraph hiển thị:

• Alignment: thực hiện việc canh đều đoạn văn bản trong text box. Khi nhấn chọn, một danh mục hiển thị cung cấp cho bạn các lệnh:
  • Left: canh đều về phía trái text box
  • Centered: canh các đoạn văn bản về giữa text box
  • Right: canh đều về phía phải
  • Justified: canh đều hai bên.
• Spacing: thiết lập khoảng cách giữa các dòng.
  • Before: khoảng cách phía trên của đoạn văn này so với khoảng cách phía dưới của đoạn văn kia.
  • After: khoảng cách phía dưới của đoạn văn này so với khoảng cách phía trên của đoạn văn kia.
• Line Spacing: khoảng cách giữa các dòng trong đoạn văn bản. Khi bạn nhấn chọn, một danh sách các thông số thiết lập sẵn hiển thị để bạn lựa chọn.

    Thực hiện chọn xong các giá trị, bạn nhấn OK để áp dụng.

Để áp dụng một hiệu ứng phối màu được dựng sẵn bạn thao tác:

• Chọn nhóm lệnh Design trên thanh thẻ lệnh.

• Bạn chọn tiếp các mẫu được phối sẵn trong các ô Themes , nhấn tiếp vào biểu tượng lệnh More để xem tiếp các mẫu dựng sẵn khác.

Các mẫu dựng sẵn này áp dụng cho cả nền, các đối tượng chữ . . ., một mẫu được chọn sẽ được áp dụng cho tất cả các Slide đang hiện có.

một mẫu hiệu ứng phối màu dựng sẵn

Tạo một hiệu ứng phối màu

Để tạo một hiệu ứng phối màu cho riêng bạn, bạn thực hiện:

• Chọn nhóm lệnh Design trên thanh thẻ lệnh.

• Chọn tiếp lệnh Colors, một danh mục hiển thị:

• Bạn chọn lệnh Create New Theme Colors.

• Hộp thoại Create New Theme Colors hiển thị:

Bạn thay đổi các thông số màu trong lớp Theme colors, bạn chọn các ô màu của từng thông số. Một bảng các ô màu hiển thị:

• Bạn chọn một màu thích hợp cho thông số.
• Sau khi đã thực hiện xong các lựa chọn màu, bạn đặt tên mẫu bạn thực hiện phối màu trong ô Name
• Nhấn Save để lưu lại thông số với tên bạn vừa đặt.
• Muốn quay lại các thông số ban đầu trước khi thay đổi, bạn nhấn nút lệnh Reset.

    Để áp dụng hiệu ứng bạn đã phối màu, bạn hãy lựa chọn tên cho thông số trong Themes của nhóm lệnh Design trên thanh thẻ lệnh.

Áp dụng một màu nền

Để thực hiện áp dụng một màu nền cho Slide, bạn thao tác:

• Chọn nhóm lệnh Design trên thanh thẻ lệnh.

• Bạn chọn tiếp lệnh Background Styles.

Một danh sách các mẫu hiệu ứng nền thiết lập sẵn hiển thị, bạn lựa chọn một mẫu thích hợp cho Slide bạn đang thiết kế.
Nếu không muốn sử dụng các mẫu có sẵn, bạn chọn lệnh Format Background . . .

• Hộp thoại Format Background hiển thị:

• Bạn chọn lớp Fill.
• Chọn tiếp lệnh Solid fill.
• Bạn chọn Color và lựa chọn một màu nền để áp dụng.
• Nếu muốn độ trong suốt cho màu nền, bạn thay đổi thông số trong ô Transparency.

Khi bạn kéo thanh trượt, giá trị càng cao thì độ trong suốt của nền càng lớn.
thực hiện xong, bạn nhấn Apply to All để áp dụng và nhấn Close để đóng hộp thoại Format Background.

    Muốn quay lại màu nền mặc định ban đầu trước khi thay đổi bạn nhấn chọn Reset Background.

Áp dụng hiệu ứng Texture cho màu nền

Hiệu ứng Texture sẽ tạo cho bạn một lớp vân nền làm Background, bạn thao tác:

• Chọn nhóm lệnh Design trên thanh thẻ lệnh.

• Bạn chọn tiếp lệnh Background Styles.

Một danh sách các mẫu hiệu ứng nền thiết lập sẵn hiển thị, bạn lựa chọn một mẫu thích hợp cho Slide bạn đang thiết kế.
Nếu không muốn sử dụng các mẫu có sẵn, bạn chọn lệnh Format Background . . .

• Hộp thoại Format Background hiển thị:

• Bạn chọn lớp Fill.
• Chọn tiếp lệnh Picture or texture fill.
• Texture: chứa các hiệu ứng Texture được tạo sẵn, bạn nhấn chuột vào ô để chọn các hiệu ứng Texture.
• Insert from: lựa chọn các hình ảnh từ bên ngoài để làm nền.
  • File: chỉ đường dẫn đến thư mục chứa hình ảnh để lựa chọn làm nền.
  • Clipboard: lấy hình ảnh bạn đang thực hiện lệnh Copy từ ứng dụng khác để làm nền.
  • Clip Art: lựa chọn các Clip Art để làm nền, các Clip Art được cung cấp sẵn để bạn lựa chọn.
• Tile picture as texture: nén nhỏ vân nền của mẫu Texture bạn đang chọn khi ô này được đánh dấu tùy chọn.

• Tiling options: gồm các lựa chọn:
  • Offset X: dịch chuyển Texture về hai phía của Slide, giá trị âm về phía trái và giá trị dương về phía phải.
  • Offset Y: nếu giá trị là âm thì Texture dịch chuyển xuống dưới Slide và ngược lại.
  • Scale X: nén Texture theo chiều ngang của Slide.
  • Scale Y: nén Texture theo chiều đứng của Slide.
• Transparency: lựa chọn giá trị trong suốt cho Texture bạn đang lựa chọn.
• Ô tùy chọn Hide background graphics khi được đánh dấu chọn sẽ ẩn hình nền bạn đang áp dụng làm nền cho Slide.
• Lựa chọn xong các giá trị, bạn nhấn Apply to All để áp dụng và nhấn Close để đóng hộp thoại Format Background.

    Muốn quay lại màu nền mặc định ban đầu trước khi thay đổi bạn nhấn chọn Reset Background.

Áp dụng hiệu ứng hình ảnh cho nền

Để đưa hình ảnh làm nền cho Slide, bạn thao tác:

• Chọn nhóm lệnh Design trên thanh thẻ lệnh.

• Bạn chọn tiếp lệnh Background Styles.

Một danh sách các mẫu hiệu ứng nền thiết lập sẵn hiển thị, bạn lựa chọn một mẫu thích hợp cho Slide bạn đang thiết kế.
Nếu không muốn sử dụng các mẫu có sẵn, bạn chọn lệnh Format Background . . .

• Hộp thoại Format Background hiển thị:

• Bạn chọn lớp Fill.
• Chọn tiếp lệnh Picture or texture fill.

     Để đưa hình ảnh làm nền, bạn chọn nút lệnh File , hộp thoại Insert Picture hiển thị, bạn lựa chọn hình ảnh để làm nền và nhấn Insert để thực hiện chèn.

• Tiling options: gồm các lựa chọn:
  • Offset X: dịch chuyển hình ảnh về hai phía của Slide, giá trị âm về phía trái và giá trị dương về phía phải.
  • Offset Y: nếu giá trị là âm thì hình ảnh dịch chuyển xuống dưới Slide và ngược lại.
  • Scale X: nén hình ảnh theo chiều ngang của Slide.
  • Scale Y: nén hình ảnh theo chiều đứng của Slide.

• Transparency: lựa chọn giá trị trong suốt cho hình ảnh bạn đang lựa chọn.
• Ô tùy chọn Hide background graphics khi được đánh dấu chọn sẽ ẩn hình nền bạn đang áp dụng làm nền cho Slide.
• Lựa chọn xong các giá trị, bạn nhấn Apply to All để áp dụng và nhấn Close để đóng hộp thoại Format Background.

    Muốn quay lại màu nền mặc định ban đầu trước khi thay đổi bạn nhấn chọn Reset Background.

Trong PowerPoint, để chèn thêm các Slide bạn có hai cách:
Cách 1:

• Chọn nhóm lệnh Home trên thanh thẻ lệnh

• Chọn lệnh New Slide, một Slide mới sẽ được tạo ra nằm dưới Slide đang hiện hành.

Cách 2:

• Chọn vị trí cần chèn thêm Slide trong khung Slide.

• Nhấn chuột phải lên Slide cần chèn thêm Slide mới.
• Một menu lệnh hiển thị, bạn chọn lệnh New Slide.

Một Slide mới sẽ được tạo ngay sau Slide đang hiện hành trong khung Slide.

Nhân bản (duplicate) các Slide trong trình diễn

Để nhân bản các Slide trong trình diễn bạn thao tác:

• Bạn chọn Slide, hoặc nhiều Slide cần nhân bản trong khung Slide.

• Nhấn chuột phải lên Slide cần nhân bản.

• Một menu lệnh hiển thị, bạn chọn lệnh Duplicate Slide.

Một Slide mới sẽ được tạo nằm dưới Slide đang được chọn trong khung Slide với cấu trúc và nội dung Slide đang được chọn.

(Nếu muốn chọn nhiều Slide cùng lúc để nhân bản, bạn nhấn giữ phím Ctrl và nhấn chuột lên từng Slide trong khung Slide để chọn)

Di chuyển và sao chép các Slide giữa các trình diễn

Xóa bỏ các Slide

Để thực hiện xóa bỏ các Slide, bạn thao tác:

• Chọn Slide cần xóa trong khung Slide.

• Nhấn chuột phải lên Slide cần xóa.
• Một menu lệnh hiển thị, bạn chọn lệnh Delete Slide.

(bạn có thể chọn nhiều Slide cùng lúc để xóa bằng thao tác: nhấn giữ phím Ctrl và nhấn chuột lên từng Slide để chọn).

Sắp xếp các Slide

Thực hiện sắp xếp lại các Slide trong khung Slide bạn thao tác:

• Trong khung Slide, bạn nhấn chọn một Slide cần di chuyển.

Nhấn giữ chuột lên Slide, kéo và di chuyển Slide đến vị trí mới.

    Bạn có thể chọn Slide Sorter.các Slide sẽ hiển thị

các Slide sẽ hiển thị ở dạng phóng to để xem rõ nội dung khi sắp xếp

ngoài ra, để dễ dàng quản lý  sắp xếp theo dạng rút gọn tiêu đề. Bạn chọn lớp Outline.

Làm ẩn và hiện Slide

Ẩn Slide:

• Chọn Slide cần làm ẩn trong khung Slide.

• Bạn nhấn chuột phải lên Slide cần làm ẩn.
• Một menu lệnh hiển thị, bạn chọn lệnh Hide Slide.

Slide ẩn sẽ không trình chiếu ở chế độ Slide Show, Slide ẩn sẽ hiển thị kèm ký hiệu dấu gạch chéo số thứ tự Slide trong khung Slide (ký hiệu khi không ẩn là không có dấu gạch chéo)   

Bỏ chế độ ẩn Slide:

• Chọn Slide đang ẩn trong khung Slide.
• Nhấn chuột phải lên Slide đang chọn ẩn.
• Một menu lệnh hiển thị, bạn chọn lệnh Hide Slide. Slide đang ẩn sẽ trở lại bình thường.

Sử dụng Slide Master

Slide master có thể hiểu như một slide chủ cho trình diễn. Thông thường khi tạo trình diễn, muốn thay đổi định dạng dữ liệu của toàn bộ các slide theo một định dạng chuẩn nào đó, bạn phải thay đổi định dạng dữ liệu trên từng slide. Có cách nào để tạo một slide có định dạng chuẩn rồi áp đặt lên tất cả các slide có trong trình diễn ? Đó là Slide master.
Với Slide master bạn có thể thay đổi các định dạng văn bản, định dạng biểu đồ, định dạng bảng biểu, định dạng hình vẽ theo các bố cục slide chuẩn của PowerPoint. Hơn nữa bạn có thể thiết lập tiêu đề đầu, tiêu đề cuối, chèn số trang, chèn thêm hình ảnh vào slide. Khi đó, toàn bộ định dạng và bộ bố cục của các slide trên trình diễn sẽ được thay đổi như slide master.

• Chọn nhóm lệnh View

• Chọn tiếp lệnh Slide Master, nhóm lệnh Slide Master hiển thị, cung cấp cho bạn các thuộc tính để hiệu chỉnh lại Slide.

• Bạn nhấn chuột chọn Slide Master và thực hiện thay đổi các thuộc tính.
• Title: tạo tiêu đề cho Slide.
• Footers: tạo tiêu đề dưới cho Slide.
• Themses: thay thế mẫu hiệu ứng cho Slide.
• Colors: thay đổi màu hiệu ứng cho Slide.
• Fonts: thay đổi Font chữ cho Slide.
• Effects: áp dụng một số mẫu hiệu ứng cho Slide.
• Background: áp dụng màu nền cho Slide.
• Thực hiện hiệu chỉnh xong, bạn nhấn chọn Close Master View để thoát khỏi Slide Master và áp dụng những thay đổi cho các Slide trong trình diễn.

• Bạn chọn biểu tượng Office 2007 trên góc trái cửa sổ PowerPoint.

• Một menu lệnh hiển thị, bạn chọn lệnh PowerPoint Options.
• Hộp thoại PowerPoint Options hiển thị:

• Bạn chọn nhóm mục Save.
• Chọn ổ đĩa và thư mục cần mặc định trong ô Default file location.
• Thay đổi thời gian tự động lưu tập tin trong Save AutoRecover information every minutes (thời gian được tính tối thiểu là 1 phút)
• Nếu muốn tập tin của bạn kèm theo Font chữ, bạn chọn vào tùy chọn Embed fonts the file. (trường hợp này nhằm tránh tập tin trình diễn của bạn không đọc được nội dung trên các máy không có Font chữ giống Font chữ của bạn. Tuy nhiên sự lựa chọn này sẽ làm dung lượng tập tin bạn lớn)
• Nhấn OK để áp dụng khi lựa chọn xong.

Hoặc bạn cũng có thể:

• Chọn biểu tượng lệnh Office 2007 trên góc trái cửa sổ PowerPoint
• Một menu lệnh hiển thị, bạn chọn lệnh Save.

• Hộp thoại Save As hiển thị:

• Bạn chọn ổ đĩa và thư mục cần lưu tập tin PowerPoint trong ô Save in.
• Đặt tên cho tập tin trong ô File name.
• Chọn Save để lưu tập tin và thoát hộp thoại Save As.

Mở một tập tin trình diễn

  Để mở một tập tin cần trình diễn trong môi trường PowerPoint, bạn thao tác:

• Chọn biểu tượng lệnh Office 2007 trên góc trái cửa sổ PowerPoint
• Một menu lệnh hiển thị, bạn chọn lệnh Open, hoặc nhấn tổ hợp phím Ctrl + O

• Hộp thoại Open hiển thị:

• Bạn chọn ổ đĩa và thư mục cần mở tập tin PowerPoint trong ô Look in.
• Lựa chọn tập tin cần trình diễn và nhấn Open để mở.

Bạn có một bài trình diễn, bạn muốn giữ lại cấu trúc của bài này và thay vào đó nội dung mới thì đây là cách nhanh nhất và tiện lợi nhất để tạo một trình diễn mới.

• Bạn hãy mở một trình diễn bạn cần lấy cấu trúc hoặc trình diễn đó đang hiện hành trên PowerPoint.

• Bạn chọn nút biểu tượng lệnh của Office 2007 trên góc trái của cửa sổ PowerPoint.
• Một menu lệnh hiển thị, bạn chọn lệnh Save As. (hoặc bạn có thể nhấn phím F12)

• Hộp thoại Save As hiển thị:

• Bạn chọn thư mục, ổ đĩa cần lưu trong ô Save in.
• Đặt tên mới chọ tập tin trong ô File name.
• Nhấn chọn Save để lưu và thoát hộp thoại Save As.

Bây giờ, bạn đã có một bản sao tương tự tập tin PowerPoint cũ, bạn có thể thay đổi nội dung mà không làm mất nội dung tập tin PowerPoint cũ.

Tạo trình diễn trên một mẫu dựng sẵn ( Design Template )

Nếu bạn muốn tạo một trình diễn bằng các mẫu (design template) được thiết kế sẵn, bạn thực hiện thao tác:

• Chọn biểu tượng Office 2007 trên góc trái cửa sổ PowerPoint.
• Một menu lệnh hiển thị, bạn chọn lệnh New

• Hộp thoại New Presentation hiển thị:

• Bạn chọn Installed Templates để xem và lựa chọn các mẫu cung cấp sẵn kèm theo PowerPoint.
• Chọn New from existing đưa mẫu được thiết kế sẵn từ nguồn bên ngoài.
• Microsoft Office Online: cung cấp cho bạn các mẫu Template được thiết kế sẵn bởi Microsoft, điều kiện sử dụng các mẫu này là máy bạn phải đang kết nối Internet.
• Khi bạn lựa chọn nhóm mẫu nào, khung kế bên sẽ liệt kê cho bạn xem tất cả các mẫu có trong nhóm đó. Chọn một mẫu thì khung Preview sẽ hiển thị cho bạn xem trước mẫu.
• Ưng ý mẫu nào, bạn nhấn chọn Create để chọn.

Bây giờ, trong PowerPoint bạn sẽ thấy mẫu bạn lựa chọn đang được áp dụng. Bạn thay đổi nội dung là nhanh chóng có ngay một bài trình diễn.

Tự thiết kế một trình diễn

Đôi khi bạn muốn tự thiết kế từ đầu đến cuối một bài trình diễn mà không theo bất kỳ một mẫu trình diễn dựng sẵn nào, khi đó bạn hãy thực hiện:

• Chọn biểu tượng Office 2007 trên góc trái cửa sổ PowerPoint.
• Một menu lệnh hiển thị, bạn chọn lệnh New

• Hộp thoại New Presentation hiển thị:

• Bạn chọn Blank and recent
• Chọn tiếp Blank Presentation
• Chọn tiếp Create để áp dụng mở một trang trắng và đóng hoập thoại New Presentation

    Trên PowerPoint lúc này chỉ hiển thị cho bạn một Slide trắng duy nhất, bạn hãy tự thiết kế cho mình một bài thuyết trình ấn tượng.

Quy tắc sử dụng hàm:

• Các hàm có dạng tổng quát: TÊNHÀM (các tham biến)

• Tên hàm có thể viết thường hay hoa hoặc vừa viết thường vừa viết hoa đều được.

• Các tham biến có thể có hoặc không nhưng phải đặt trong hai dấu () và cách nhau bởi dấu phẩy (,) chấm phẩy (;) hoặc một dấu ngăn cách nào khác tùy theo cách đặt các thông số quốc tế.
• Trong hàm không được có dấu cách.
• Hàm được bắt đầu bởi một dấu = hoặc dấu của một phép tính (+, -). Trường hợp dùng một hàm để làm tham biến cho một hàm khác (hàm lồng nhau, nhiều nhất là lồng nhau 7 cấp độ hàm) không cần viết dấu = trước tên hàm đó.

Ví dụ: các ô A1, B1 chứa số đo các cạnh của tam giác vuông, khi đó công thức: = SQRT(SUM(A1^2,B1^2) gõ tại ô C1 cho số đo cạnh huyền.
    Ở đây, SQRT là hàm khai căn bậc 2, SUM là hàm tính tổng (bình phương của hai cạnh góc vuông), bạn thấy trước hàm này không có dấu = vì nó được dùng làm tham biến (đối số) cho hàm SQRT.

Nhập hàm vào bảng tính

Bạn có 3 cách nhập hàm vào bảng tính:

• Nhập vào từ bàn phím
• Dùng biểu tượng Insert Function

• Dùng các nhóm lệnh trong thẻ Formulas

1. Nhập vào từ bàn phím:

• Đặt con trỏ chuột vào ô cần nhập.
• Gõ dấu bằng =
• Gõ vào tên hàm, dấu (, các tham biến theo đúng dạng thức quy định, dấu)
• Ví dụ: =SUM(A1:A20) , SUM là tên hàm, A1:A20 là đối số. Công thức này tính tổng các ô từ A1 đến A20.

2. Sử dụng biểu tượng Insert Function

• Đặt con trỏ chuột vào ô cần nhập
• Chọn biểu tượng Insert Function trên thanh công thức.

• Hộp thoại Insert Function hiển thị:

• Search for a function: nhập tên hàm để tìm đến tên hàm bạn cần. Nhấn Go để thực hiện tìm.
• Or select a category: lựa chọn nhóm hàm cần sử dụng, khi bạn nhấn chọn sẽ hiển thị một danh mục gồm:
  • Most Recently Used: liệt kê các hàm sử dụng gần đây
  • All: hiển thị tất cả các hàm
  • Date & Time: hiển thị các hàm nhóm ngày giờ
  • Math & Trig: hiển thị các hàm nhóm toán học và lượng giác
  • Statistical: hiển thị các hàm nhóm thống kê
  • Lookup & Reference: hiển thị các hàm nhóm tham chiếu và tìm kiếm
  • Database: hiển thị các hàm nhóm cơ sở dữ liệu
  • Text: hiển thị các hàm nhóm văn bản

khi bạn chọn nhóm hàm nào trông ô Or select a category thì ô Select a function sẽ hiển thị cho bạn xem các hàm của nhóm hàm đó.

• Logical: hiển thị các hàm nhóm luận lý
• Information: hiển thị các hàm nhóm thông tin
• Engineering: hiển thị các hàm nhóm kỹ thuật
• Cube: nhóm hàm tính lập phương, hình khối

• Bạn  Double click chuột vào hàm bạn cần thực hiện, hộp thoại Function Arguments hiển thị:

Tùy thuộc vào loại hàm bạn chọn mà Excel sẽ hiển thị các ô đối số cần thiết để bạn nhập vào.

• Nhấn OK Excel sẽ đóng hộp thoại Function Arguments và hiển thị kết quả công thức vào ô bạn chọn.

3. Dùng các nhóm lệnh trong thẻ Formulas:

• Đặt con trỏ chuột vào ô cần nhập.
• Chọn nhóm thẻ lệnh Formaulas.

• Bạn chọn một trong các nhóm lệnh trong Function Library, sẽ hiển thị cho bạn các lệnh của nhóm lệnh đó để bạn thực hiện.
  • AutoSum: nhóm hàm tự động tính các giá trị tổng, trung bình, lớn nhất, nhỏ nhất . . .
  • Recently Used: liệt kê các hàm được sử dụng gần đây
  • Financial: liệt kê các hàm thuộc lĩnh vực tài chính
  • Logical: liệt kê các hàm luận lý
  • Text: liệt kê các hàm văn bản
  • Date & Time: liệt kê các hàm ngày giờ
  • Lookup & Reference: liệt kê các hàm tham chiếu và tìm kiếm
  • Math & Trig: liệt kê các hàm toán học và lượng giác
  • More Functions: liệt kê cho bạn các nhóm hàm khác.

1. Định dạng ký tự:   

• Chọn ô hoặc vùng khối dữ liệu cần định dạng.
• Chọn nhóm thể lệnh Home

• Font : chọn Font chữ
• Font Size : lựa chọn kích cỡ chữ
• Bold : in đậm chữ
• Italic : in nghiêng chữ
• Underline : gạch dưới chữ
• Fill Color : tô màu nền
• Font Color : tô màu cho chữ
• Top Align : dịch chuyển chữ về phía cạnh trên của ô
• Middle Align : dịch chuyển chữ về giữa ô
• Bottom Align : dịch chuyển chữ về phía cạnh dưới của ô
• Align Text Left : canh đều chữ về phía trái của ô
• Center : canh đều chữ về giữa ô
• Align Text Line : canh đều chữ về phía phải của ô
• Orientation : định hướng hiển thị chữ trong ô, khi nhấn chọn sẽ hiển thị một menu lệnh cho bạn các lựa chọn hướng hiển thị.

Angle Counterclockwise                               Angle Clockwise                                   Roata TextUp

2. Định dạng số:

• Chọn ô hoặc khối cần định dạng số.
• Tiếp theo bạn chọn nhóm lệnh Home và lựa chọn các thuộc tính sau để định dạng số:

Trong các ví dụ trên, các thông số quốc tế (dấu tiền tệ; dấu cách nghìn, triệu, tỷ; dấu thập phân) là kiểu Mỹ (ngầm định). Bạn có thể đặt lại các thông số này cho phù hợp.

• Kẻ khung:
• Bạn chọn vùng dữ liệu cần kẻ khung.
• Chọn nhóm thẻ lệnh Home
• Bạn chọn tiếp lệnh Border, bạn chọn biểu tượng mũi tên sổ xuống để lựa chọn kẻ nhanh khung.

(Phần này đơn giản, rất giống trong Excel 2003 nên chúng tôi không gải thích tường tận. Bạn nên xem minh họa Video để nắm vững thao tác)

Đặt tên, ghi chú và bảo vệ Ô

1. Đặt tên cho ô:     

• Chọn ô, hoặc khối các ô cần đặt tên
• Bạn nhấn chuột vào ô Name Box, thực hiện đặt tên mới cho ô hoặc khối các ô

• Nhận xong tên mới, bạn nhấn Enter.

2. Tạo ghi chú cho ô:

Bạn có thể thêm những ghi chú cho từng ô riêng lẽ. Những ghi chú này giúp bạn giải thích bảng tính một cách rõ ràng hơn (tại sao phải dùng hàm này, hay địa chỉ kia là tuyệt đối, . . .)
Tạo ghi chú:

• Chọn ô cần tạo ghi chú.
• Chọn nhóm thẻ lệnh Review

• Chọn tiếp lệnh New Comment, trên Excel sẽ hiển thị một khung màu vàng để bạn nhập vào ghi chú cho ô.

• Một ô sau khi đã được tạo ghi chú sẽ hiển thị một hình tam giác màu đỏ nằm trên góc phải của ô . Khi bạn di chuyển chuột đến thì dòng ghi chú sẽ được hiển thị.

Sửa và xóa một ghi chú:

• Chọn ô đã tạo ghi chú
• Chọn nhóm thẻ lệnh Review

• Edit Comment : sửa chữa ghi chú
• Delete : xóa ghi chú
• Previous : lùi lại ghi chú trước đó
• Next : tới một ghi chú
• Show/Hide Comment : ẩn, hiện ghi chú
• Show All Comments : hiện tất cả các ghi chú

3. Bảo vệ ô:

Trong một số trường hợp, để giới hạn quyền sử dụng của người khác (không cho thay đổi nội dung hoặc công thức trong một ô), bạn hãy sử dụng tính năng bảo vệ và che dấu ô.

• Chọn ô hay nhóm các ô cần bảo vệ.
• Nhấn chuột phải lên ô cần bảo vệ, một menu lệnh hiển thị:

• Bạn chọn lệnh Format Cells, hộp thoại Custom Lists hiển thị:

• Locked: nếu tùy chọn được đánh dấu sẽ khóa ô đang chọn.
• Hidden: nếu ô tùy chọn được đánh dấu sẽ ẩn ô đang chọn.

Muốn hiển thị lại các chức năng ban đầu của ô, bạn bỏ các đánh dấu chọn.

Một cột, một hàng:

• Thay đổi kích thước Cột: Đặt chuột vào vạch đứng bên phải tên cột sao cho xuất hiện  , bạn kéo và dịch chuyển để thay đổi kích thước.

• Thay đổi kích thước hàng Hàng: Đặt trỏ chuột vào vạch ngang dưới số thứ tự của hàng sao cho xuất hiện , bạn kéo và dịch chuyển để thay đổi kích thước.

Nhiều cột, nhiều hàng:

• Thay đổi kích thước nhiều Cột:
• Quét khối chọn một số ô các cột cần thay đổi kích thước.
• Chọn nhóm thẻ lệnh Home

• Chọn tiếp lệnh Format, một menu lệnh hiển thị, bạn chọn lệnh Column Width . . .

Hộp thoại Column Width hiển thị, bạn đặt thông số độ rộng cho cột trong ô Column Width

• Thay đổi kích thước nhiều hàng:
• Quét khối chọn số ô các hàng cần thay đổi kích thước.
• Chọn nhóm thẻ lệnh Home
• Chọn tiếp lệnh Format, một menu lệnh hiển thị, bạn chọn lệnh Row Hright

Hộp thoại Row height hiển thị, bạn đặt thông số độ cao của hàng trong ô Row height

2. Chèn thêm cột, hàng, ô:

Chèn thêm cột hoặc hàng:

• Chọn vị trí hoặc khối cột hoặc hàng cần chèn
• Chọn nhóm thẻ lệnh Home

• Chọn lệnh Insert, một menu lệnh hiển thị:

• Insert Sheet Rows: thêm hàng
• Insert Sheet Columns: thêm cột

Chèn thêm ô:

• Chọn vị trí ô cần chèn
• Chọn nhóm lệnh Home
• Chọn lệnh Insert, một menu lệnh hiển thị, bạn chọn lệnh Insert Cells . . ., hộp thoại Insert Cells hiển thị:

• Shift cells right: đẩy ô được chọn sang phải

• Shift cells down: đẩy ô được chọn xuống dưới

• Entire row: chèn thêm hàng trống

• Entire column: chèn thêm cột trống

3. Xoá cột, hàng, ô:
Muốn xóa bớt cột, hàng, ô không cần thiết, bạn thực hiện thao tác:
Xóa hàng cột hoặc hàng:

• Chọn ô chức cột hoặc hàng cần xóa
• Chọn nhóm thẻ lệnh Home

• Bạn chọn tiếp lệnh Delete, một menu lệnh hiển thị:

• Delete Sheet Rows: xóa hàng
• Delete Sheet Columns: xóa cột

Xóa ô:

• Chọn ô cần thực hiện xóa
• Chọn nhóm thẻ lệnh Home
• Bạn chọn tiếp lệnh Delete, một menu lệnh hiển thị, bạn chọn lệnh Delete Cells, hộp thoại Delete hiển thị:

• Shift cells left: xóa ô hoặc khối ô đã chọn, chuyển các ô ở bên phải sang trái
• Shift cells up: xóa ô hoặc khối ô đã chọn, chuyển các ô ở phía dưới lên trên
• Entire row: xóa hàng đã chọn
• Entire column: xóa cột đã chọn

4. Ẩn – Hiện cột, hàng:

Để tiện cho thao tác, trên các bảng tính, nhất là các bảng tính lớn, người ta thường cho ẩn các cột (hoặc hàng) không cần thiết.

• Chọn cột hoặc hàng cần ẩn
• Chọn nhóm thẻ lệnh Home

• Chọn tiếp lệnh Format, một menu lệnh hiển thị, bạn chọn nhóm lệnh Hide & Unhide

Một menu lệnh tiếp theo hiển thị cho bạn các lựa chọn:

• Hide Rows: ẩn hàng
• Hide Columns: ẩn cột
• Hide Sheet: ẩn trang
• Unhide Rows: hiện hàng đã ẩn

5. Cố định cột hoặc hàng:

Nếu bảng tính của bạn quá lớn mà màn hình thì có hạn nên xẩy ra trường hợp, khi bạn cuốn để xem phần dữ liệu ở bên phải thì phần dữ liệu ở bên trái bị che khuất và ngược lại. Tương tự như vậy, khi bạn cuốn để xem phần dữ liệu ở phía dưới thì phần dữ liệu ở phía trên bị che khuất và ngược lại. Để khắc phục tình trạng này, Excel cung cấp cho bạn tính năng cố định một phần cột và hàng của bảng tính (tiêu đề hàng, tiêu đề cột ở phía trái), bạn có thể di chuyển phần dữ liệu ở bên phải và phía dưới để dóng hàng và cột so với phần đã cố định.

• Chọn ô mà bạn muốn cố định phần bên phải và bên trên
• Chọn nhóm thẻ lệnh View

• Chọn tiếp lệnh Freeze Panes, một menu lệnh hiển thị cung cấp cho bạn các lựa chọn:

• Freeze Panes: chọn để cố định cột, hàng bạn chọn
• Freeze Top Row: cố định hàng đầu tiên
• Freeze First Column: cố định cột đầu tiên bên phía trái.

Để loại bỏ cố định hàng, cột bạn thực hiện thao tác như trên và chọn lệnh Unfreeze Panes

• Nhập dữ liệu kiểu công thức, luôn được bắt đầu bằng dấu bằng (=), dấu cộng (+) hoặc dấu trừ (-)
• Muốn nhập công thức ô nào, bạn chọn vào ô đó và thực hiện nhập.

Trong ví dụ minh họa, chúng tôi có dữ liệu hai ô A1 và B1, chúng tôi cần cộng giá trị hai ô A1 và B1. Giá trị được hiển thị ở ô D1.

• Chúng tôi nhấn chuột chọn ô D1
• Và nhập vào công thức: =A1+B1
• Nhập xong, nhấn Enter để có kết quả

Hoặc bạn cũng có thể nhập trực tiếp trên ô công thức:

Công thức mảng:
    Mảng được dùng khi bạn gặp phải một lượng tính toán nhiều và phức tạp trên một vị trí nhỏ hẹp, hoặc dùng để thay thế các công thức cần lặp lại nhiều lần, mảng giúp tiết kiệm được bộ nhớ (thay vì cần phải có 100 công thức chép vào 100 ô, chỉ cần một công thức mảng là đủ).

Nhập một công thức mảng:

• Quét khối chọn các ô cần nhập công thức

Trong minh họa, bạn hãy quét khối các ô từ E2 đến E7.

• Trên thanh công thức, bạn hãy nhập vào công thức =C2:C7*D2:D7
• Nhập xong, bạn nhấn tổ hợp phím Ctrl + Shift + Enter.
• Lập tức, Excel sẽ bao công thức mảng bằng dấu ngoặc nhọn

Sửa một công thức mảng:

• Chọn ô bất kỳ trong công thức mảng cần sửa chữa
• Trên thanh công thức sẽ hiển thị công thức mảng của ô đó, các dấu { } sẽ biến mất.
• Thực hiện sử chữa xong, để kết thúc bạn nhấn tổ hợp phím Ctrl + Shift + Enter

Thao tác với khối

Khối là một miền hình chữ nhật trên bảng tính được tô xám (theo mặc định trên Excel 2007)
Đánh dấu (chọn) khối:

• Đặt chuột vào ô đầu khối cần chọn.
• Nhấn giữ phím trái chuột và kéo đến vị trí ô cuối khối cần chọn.

hoặc bạn thao tác bằng phím:

• Đặt chuột vào ô đầu khối cần chọn.
• Nhấn giữ phím Shift và nhấn các phím mũi tên trên bàn phím ¯ ­để di chuyển chọn khối.

Khối sau khi được chọn, trừ ô đầu tiên của khối còn giữ nguyên màu, các ô khác trong khối đều được phủ một lớp tạm thời màu xám.

Trong minh họa khối được chọn từ A8 đến D12

Các phương pháp chọn khối đặc biệt:

• Khối là một miền liên tục:
  • Chọn khối bất kỳ: Đưa con trỏ chuột về ô đầu tiên của khối cần chọn, nhấn giữ phím Shift và nhấn chuột đến ô cuối cùng của khối cần chọn.
  • Chọn khối một cột:

Bạn có 2 cách chọn khối một cột:

• Nhấn phải chuột lên ký tự thứ tự của cột (A, B, C, . . .)
• Chọn một ô trong cột cần chọn khối, nhấn giữ phím Ctrl + thanh khoảng trắng.

• Chọn khối một hàng, bạn có 2 cách thực hiện:
  • Nhấn phải chuột tại số thứ tự đầu hàng cần chọn khối.
  • Chọn một ô trong hàng cần chọn khối, nhấn giữ phím Shift + thanh khoảng trắng.
• Chọn khối toàn bộ bảng tính:

• Nhấn chuột tại vị trí biểu tượng để chọn toàn bảng tính.
• Hoặc nhấn tổ hợp phím Ctrl + A, hoặc tổ hợp phím Ctrl + Shift + thanh khoảng trắng.

• Chọn khối các ô rời rạc:
  • Đưa con trỏ chuột tới ô đầu khối cần chọn, nhấn giữ phím Ctrl và nhấn chuột chọn các ô khác rời rạc nhau.
• Khối là các miền rời rạc:
  • Chọn vùng đầu, nhấn giữ phím Ctrl, nhấn trái chuột và rê chuột đến các miền khác.

Để chọn các miền như trong hình minh họa, bạn thao tác các bước sau:

• Chọn miền liên tục từ A8 đến B10
• Nhấn giữ phím Ctrl và chọn miền từ B12 đến D12
• Giữ nguyên phím Ctrl và chọn miền từ E10 đến F11